Une bonne gestion de projet packaging permet de passer de la conception à l’impression aussi facilement que possible. Les workflows packaging accélèrent les flux de validation et rationalisent l’étape de prépresse pour obtenir une production packaging conforme d’entrée de jeu.
Comprendre la gestion de projets packaging
Pour les Responsables Packaging qui jonglent avec les SKUs, les délais serrés et les nombreux interlocuteurs (internes et externes), les process de validation packaging obsolètes peuvent être un véritable casse-tête.
Plusieurs services contribuent à la conception, à la modification et à la validation d’informations présentes sur les fichiers graphiques pour l’emballage. Les équipes marketing, communication, le service juridique et réglementaire peuvent être impliqués. Les intervenants externes, tels que les agences de design et les imprimeurs, font également partie du processus.
Il y a de nombreuses informations à vérifier, à mettre à jour et à valider et le risque d’erreur peut être élevé si le workflow est géré de manière décentralisée.
Définir la gestion de projets packaging
La gestion de projets packaging regroupe les étapes mises en place par l’entreprise pour transformer un concept graphique en un emballage imprimé. Les services Packaging ou Marketing sont souvent à la manœuvre et doivent suivre et rassembler une grande quantité d’informations.
Une bonne gestion de projets packaging est essentielle pour rationaliser et sécuriser le process de production packaging, de la conception à l’impression, et éviter les pièges tels que :
- Les changements de dernière minute
- La difficulté à localiser les fichiers validés (où est le dernier BAT ?)
- Les réimpressions et sur-étiquetages.
Les composants de la gestion de projets packaging
Un projet packaging comporte une série d’étapes définies. Voici un aperçu d’un workflow packaging classique :
Création du projet packaging
Le projet est créé à l’aide d’un brief, comportant une échéance et un nom. Un brief standard peut être utile à ce stade.
Design packaging
Une conception graphique est créée à partir du brief. Ce travail est souvent réalisé par une agence de design packaging.
Relecture et vérifications
La conception graphique de l’agence est transmise aux interlocuteurs référents pour relecture, vérification, commentaires et éventuelles modifications. Une fois ces éléments rassemblés, les modifications demandées sont apportées par l’agence et une nouvelle version de l’artwork est soumise pour vérification.
Validation
Les interlocuteurs référents donnent chacun leur feu vert pour la partie de l’artwork dont elles ont la charge.
Photogravure
Les opérateurs PAO contrôlent et adaptent le fichier en vue de son impression.
Production des clichés pour l’impression
En fonction du procédé d’impression, des clichés pour l’impression peuvent être, à ce stade, fabriqués.
Impression packaging
L’emballage est imprimé.
Avantages d’une gestion de projets packaging efficace
Un processus de gestion de projets packaging fluide permet aux Responsables Packaging d’améliorer leur productivité, de réduire le risque d’erreurs d’impression et d’amener plus de collaboration dans les process packaging de l’entreprise.
Amélioration de l’efficacité et de la productivité
Le temps est un facteur déterminant dans l’industrie de l’emballages. Des workflows optimisés permettent de réaliser les projets packaging plus rapidement en :
- Réduisant le temps consacré à des tâches à faible valeur ajoutée comme la recherche de commentaires éparses et la validation des différents interlocuteurs de la chaîne graphique packaging dans les boîtes mails ou sur les messageries d’entreprise.
- Minimisant les erreurs d’impression grâce à une communication transparente en amont de la phase d’impression.
- Réduisant le niveau de stress des équipes pour que les collaborateurs puissent consacrer plus de temps à d’autres SKUs ou à des tâches orientées client.
Réduction des erreurs et amélioration de la qualité
La gestion de projets packaging intègre des cycles de contrôle afin de réduire les erreurs et améliorer la qualité en soutien aux Responsables Packaging qui travaillent contre la montre. Les fondements de tout workflow packaging sont la minimisation des risques d’erreurs et l’amélioration de la qualité.
L’un ou l’autre des éléments suivants peut entraîner la nécessité de réimprimer ou d’avoir recours à un sur-étiquetage de dernière minute :
- Informations réglementaires non conformes
- Valeurs nutritionnelles erronées
- Listes d’ingrédients incomplètes
- Traductions médiocres
- Ecarts de couleurs
- Problèmes liés aux fonds perdus ou aux traits de coupe
- Eléments de marque obsolètes (exemple : les anciens logos)
Quelques fonctionnalités proposées par les solutions de workflows packaging centralisés :
- Tableau de bord personnalisé
- Cycles de validation multi-utilisateurs (internes et externes) avec droits d’accès personnalisés
- Validation en ligne
- Suivi des versions des BAT
- Connexion au DAM (Digital Asset Management) ou à la Phototèque de l’entreprise pour lier les éléments graphiques aux artworks de façon dynamique.
- Connexion au PIM (Product Information Management) ou au référentiel produit de l’entreprise pour importer les textes descriptifs à jour automatiquement sur différents gabarits de packaging personnalisés (étiquette, flacon, sachet, seau, tube, bidon, etc).
Collaboration et communication
Des workflows efficaces favorisent également la collaboration et la communication, ce qui permet aux différents interlocuteurs concernés de voir le projet dans son ensemble plutôt que de travailler en silo, de manière isolée. Bien que chacun puisse être responsable de certains aspects d’une conception, un bon workflow crée un espace en ligne où les collègues peuvent réfléchir et échanger leurs idées. Des ces opportunités de collaboration découlent fréquemment des solutions créatives aux problèmes rencontrés.
Les rôles et responsabilités clairement définis aident à mieux comprendre les défis auxquels chaque service est confronté. Cela favorise un esprit d’équipe et améliore l’engagement collectif.
Bonnes pratiques pour une gestion de projets packaging réussie
Les meilleures solutions de workflow packaging s’appuient sur des solutions web de validation en ligne pour réduire le poids des tâches manuelles, mettre en place des processus centralisés et rationaliser la production packaging.
Utiliser la technologie
Les outils de gestion des artworks packaging transforment les processus auparavant manuels, ce qui présente de multiples avantages :
- Les fonctions automatisées réduisent les frustrations occasionnées par les tâches répétitives
- Un logiciel centralisé rationalise et sécurise les processus
- Un design intuitif offre une expérience utilisateur agréable
- Tous les interlocuteurs, internes et externes, peuvent accéder aux informations qui les concernent
Des solutions de workflow packaging comme Millnet :
- Sont conçues spécifiquement pour gérer le cycle de vie des artworks packaging de leur conception à leur impression.
- Peuvent s’intégrer aux systèmes existants de l’entreprise (ERP, PIM, DAM…).
- Viennent renforcer les contrôles manuels par des phases d’automatisation.
- Permettent aux Chefs de Projets Packaging de contrôler les droits utilisateurs de chaque intervenant intégré dans le cycle de validation des artworks.
Des périodes d’essai gratuites sont proposées par la plupart de ces solutions afin que vous puissiez découvrir l’outil par vous-même.
Standardiser le process packaging
Des workflows packaging standardisés renforcent chaque étape de votre cycle de validation et peuvent être dupliqués d’une référence packaging à l’autre. Personnalisables selon les besoins de chaque entreprise, ils visent à éliminer les points de friction entre les services.
Ils atténuent surtout la nécessité pour les Chefs de Projets Packaging de garder en tête chaque détail critique et mettent à disposition une solution centralisée et sécurisée pour la production d’emballages.
Pour créer un processus packaging pertinent et reproductible, de la conception à l’impression, voici les étapes à suivre :
- Établir un processus de validation des artwork packaging standard, que les parties prenantes peuvent suivre.
- Dresser la liste des tâches à réaliser sur les artworks packaging et les répartir par partie prenante / service.
- Décrire les rôles de chaque partie prenante, les étapes auxquelles elles sont impliquées, leur niveau d’autorité et ce dont elles sont responsables.
- Explorer les solutions de gestion de projets packaging du marché qui peuvent gérer certaines des étapes identifiées afin de structurer vos process, réduire la charge de travail manuelle et réduire le risque d’erreur.
Préparer le prépresse et l’impression
Un workflow packaging efficace permet une fluidité dans la préparation du prépresse et de l’impression. A l’étape du prépresse, les fichiers graphiques pour l’emballage sont adaptés pour être prêts à être imprimés, et selon le procédé d’impression choisi, des clichés pour l’impression sont produits. Les erreurs au-delà de cette phase sont difficiles à résoudre sans entraîner des coûts et des retards non négligeables.
Comment Millnet peut-il être un allié dans la gestion de vos projets packaging ?
Millnet est un logiciel dédié à la gestion des flux de travail pour l’emballage, conçus pour les Chefs de Projets Packaging. Il fournit un workflow centralisé et collaboratif, ainsi que des outils de contrôle automatique qui permettent de gagner en temps et en sécurité.
Quelques-unes des principales fonctionnalités de Millnet :
Tableau de bord personnalisé
Vue d'ensemble des projets, y compris les travaux terminés et les tâches à effectuer.
Possibilité de hiérarchiser les tâches et surveiller le flux de travail.
Validation et suivi des versions en ligne
Flux de travail centralisé, qui réduit le risque d’erreurs pour une production d'impression conforme d’entrée de jeu.
Commentaires et flux d'informations collaboratifs sécurisés et traçables
Tous les intervenants autorisés (internes et externes) peuvent saisir leurs commentaires de manière simple et transparente. Ils interviennent dans le cycle de validation (défini sur-mesure avec le client) à des moments précis et avec un accès limité quand nécessaire.
Gestion de la séparation des couleurs
Evite les dérives de couleurs, néfaste pour les marques.
Comparaison des versions
Comparaison et superposition des versions en un coup d'œil.
BAT en ligne
Les BAT (bons à tirer) sont disponibles en quelques clics sur la plateforme.
Accès 24h/24 même lorsqu'un membre de l’équipe est en vacances ou a quitté l'entreprise.
Gestion des droits utilisateurs
Contrôle des informations auxquelles les intervenants internes et externes peuvent accéder.
Les imprimeurs accèdent aux fichiers directement sur la plateforme avec un accès dédié
Avec plus de 700 imprimeurs connectés à Millnet, les fichiers ne quittent pas la plateforme, de la conception à l'impression. Leur parcours est complet et entièrement traçable.
Le besoin d’optimisation du cycle de validation des artworks packaging est une évidence pour les Chef de Projets Packaging qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur productivité. Les solutions évolutives comme Millnet sont conçues pour faciliter et sécuriser les process packaging simples comme à grande échelle.
Choisir la solution packaging qui convient aux besoins de l’entreprise offre un retour sur investissement qui se traduit par la diminution du nombre de réimpressions, l’amélioration du taux de conformité des emballages produits et la réduction du stress des équipes.
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