Arbetsflödet för hantering av designfiler för förpackningar handlar om att smidigt ta en design från idé till tryck. Ett effektivt arbetsflöde sparar tid, förenklar processen för godkännande och minskar risken för misstag.
Vad är flödeshantering för förpackningsdesign?
Förpackningschefer har ofta många bollar i luften – olika förpackningar, tajta deadlines och flera personer att samarbeta med i projektet. Äldre och omständiga processer för att godkänna designfiler för förpackningar kan skapa onödig tidspress.
Flera avdelningar, såsom marknad, juridik och design, är ofta involverade i att skapa och godkänna förpackningsdesign. Även externa parter som designbyråer och tryckerier är en del av processen. Med så många detaljer att hålla koll på kan det lätt bli rörigt och kostsamt om arbetsflödet inte är tydligt och organiserat.
Vad innebär flödeshantering för förpackningsdesign?
Det handlar om att skapa en tydlig process för att omvandla en designidé till en färdigtryckt förpackning. Förpacknings- eller marknadschefer ansvarar ofta för att samla in och hålla koll på all information.
Ett bra arbetsflöde hjälper till att undvika problem som:
- Ändringar i sista minut
- Svårigheter att hitta rätt filer
- Kostsamma omtryck eller etikettering
Så här ser ett typiskt arbetsflöde för förpackningsdesign ut:
- Skapa ett förpackningsprojekt
Projektet startar med en brief som innehåller tydliga mål, deadline och namn. En mall för briefen kan vara till stor hjälp. - Designfasen
En första design skapas baserat på briefen, ofta av en designbyrå. - Feedback och ändringar
Designen skickas till olika avdelningar för granskning, feedback och ändringar. När allt är korrigerat skickas den tillbaka för ny granskning. - Godkännande
Alla inblandade godkänner den del av designen de ansvarar för. - Prepress
Filen kontrolleras och anpassas för tryck av prepress-operatörer. - Tryckplåtar (om nödvändigt)
Om tryckplåtar behövs skapas de efter tryckutrustningens specifikationer. - Slutgiltigt tryck
Förpackningen trycks och är klar!
Fördelar med ett effektivt arbetsflöde för förpackningsdesign
Ett smidigt arbetsflöde för förpackningsdesign hjälper förpackningsansvariga att öka effektiviteten, minska risken för tryckfel och förbättra samarbetet mellan alla inblandade.
Ökad effektivitet och produktivitet
I tryckbranschen är tid en kritisk faktor. Optimerade arbetsflöden gör det möjligt att slutföra projekt snabbare genom att:
- Minska tiden som läggs på att leta efter feedback och godkännanden som är spridda i mejl och chattverktyg.
- Minimera tryckfel genom tydlig kommunikation innan tryck.
- Minska stressnivåer hos medarbetare så att de kan fokusera på andra produkter och mer kundnära uppgifter.
Färre fel och bättre kvalitet
Hanteringen av arbetsflödet inkluderar system för kvalitetssäkring för att minska fel och förbättra kvaliteten, särskilt när det är ont om tid. Att minimera fel är avgörande för att undvika kostsamma omtryck och sista minuten-lösningar som överetikettering.
Vanliga orsaker till fel som kan leda till sådana problem inkluderar:
- Äldre lagstiftning eller information.
- Felaktiga näringsgrafiker.
- Ingrediensinformation som inte uppfyller krav.
- Dåliga översättningar.
- Färgskillnader eller inkonsekvent färghantering.
- Synliga skär- eller beskärningsmärken.
- Felaktig användning av varumärkes element, t.ex. gamla logotyper.
Funktioner i centraliserade arbetsflöden
Ett centraliserat arbetsflöde erbjuder flera fördelar:
- Personligt anpassad dashboard för att hålla koll på projekt och status.
- Bättre informationsflöde mellan avdelningar och intressenter.
- Centraliserade godkännandeprocesser med rättigheter för interna och externa användare.
- Onlinegodkännande av designfiler för förpackningar, vilket gör att alla kan följa och godkänna ändringar i realtid.
- Versionshistorik för att spåra ändringar och kommentarer.
- Koppling till DAM-system (Digital Asset Management) för att dynamiskt länka grafiska element till förpackningsdesign.
- Koppling till PIM-system (Product Information Management) för att automatiskt hämta uppdaterade produktbeskrivningar för olika förpackningsmallar, t.ex. etiketter, flaskor, burkar och påsar.
Bättre samarbete och kommunikation
Effektiva arbetsflöden främjar samarbete och kommunikation genom att skapa en gemensam arbetsyta där alla kan se projektet som en helhet istället för att arbeta isolerat. Varje avdelning ansvarar för sin del, men ett bra arbetsflöde gör det enkelt att dela idéer och lösa problem tillsammans.
Tydliga uppgiftslistor med definierade roller och ansvarsområden gör det också lättare för medarbetare och intressenter att förstå varandras utmaningar. Detta uppmuntrar både engagemang och samarbete.
Bästa praxis för framgångsrik hantering av arbetsflöde för förpackningsdesign
Idag bygger den bästa hanteringen för designfiler för förpackningar på moderna system för godkännande som minskar manuella uppgifter, standardiserar processer och förenklar prepress och tryckproduktion.
Använda teknik och verktyg
Verktyg för designhantering ersätter manuella processer och erbjuder flera fördelar:
- Automatiserade funktioner minskar monotona och tidskrävande uppgifter.
- Centraliserad mjukvara förenklar och säkrar arbetsflöden.
- Intuitiv design skapar en positiv användarupplevelse.
- Alla intressenter, både interna och externa, har tillgång till den information de behöver.
Specialiserade arbetsflödeslösningar som Millnet:
- Är specifikt utvecklade för processen ”design-till-tryck”.
- Kan integreras med befintliga system (t.ex. ERP, PIM, DAM).
- Stöder manuella kontroller genom automation.
- Ger projektledare kontroll över behörighet för olika intressenter.
Många av dessa verktyg erbjuder gratis testperioder, så att du kan prova och se om de passar dina behov.
Standardisera förpackningsprocesser
Standardiserade arbetsflöden stärker varje steg i designprocessen och kan återanvändas för olika SKU:er. Anpassade efter företagets behov eliminerar de flaskhalsar i processen och förenklar produktionen
De underlättar framför allt för projektledare genom att ge dem ett centraliserat system där alla kritiska detaljer hanteras smidigt.
För att skapa en konsekvent och effektiv ”design-till-tryck”process kan du följa dessa steg:
- Kartlägg en standardiserad process för förpackningsdesign-godkännande som alla intressenter kan följa.
- Skapa en checklista med uppgifter och tilldela dem till rätt person eller avdelning.
- Definiera intressenternas roller, när de ska vara involverade, deras beslutsrätt och ansvar.
- Utforska automatiserade verktyg som kan hantera delar av processen, minska arbetsbördan och minimera risken för fel.
Prepress och tryckförberedelser
Ett effektivt arbetsflöde gör förberedelserna för prepress och tryck smidiga. Under prepress anpassas filer för tryck och tryckplåtar produceras.
Efter detta steg kan fel bli svåra att rätta till utan att orsaka höga kostnader och förseningar.
Hur kan Millnet användas för hantering av arbetsflöde för förpackningsdesign?
Millnet är en specialistlösning för arbetsflöden av designfiler för förpackningar och är skapad för att stödja tryckchefer. Det erbjuder ett centraliserat, kollaborativt arbetsflöde tillsammans med tidsbesparande automatiserade kontrollverktyg för ökad säkerhet.
Här är några av de viktigaste funktionerna:
Personlig dashboard
En översiktspanel över projekt, inklusive avslutade jobb och uppgifter som återstår. Möjlighet att prioritera uppgifter och följa arbetsflödet.
Online-godkännande och versionskontroll
Centraliserat, strömlinjeformat arbetsflöde som sparar timmar av manuellt och tidskrävande arbete och minskar risken för uteblivna moment för att säkerställa rätt produktion från första försöket.
Säkra, spårbara anteckningar, meddelanden och informationsflöde
Alla avdelningar kan enkelt och transparent ge feedback. Externa intressenter kan interagera med programvaran (vid specifika tidpunkter i processen, med begränsad åtkomst).
Hanterinf av färgseparation
Säkerställer färgkonsistens för att undvika negativa effekter på varumärket.
Funktion för jämförelse av versioner
Möjlighet att jämföra olika versioner med en blick.
Godkända provtryck tillgängliga med ett par klick
Provtryck är tillgängliga online (ej lagrade hos leverantörer). Provtryck kan nås även när en anställd är på semester eller har slutat.
Anpassningsbara behörigheter för användare
Du har kontroll över vilken information interna och externa parter kan få tillgång till.
Tryckerier kan få tillgång till filer direkt från programvaran
Med över 700 registrerade tryckerier, så lämnar inte deras digitala filerna programvaran och de arbetar med hela kedjan från design till tryck. Få en helt spårbar och komplett process.
Att optimera arbetsflöden för förpackningsdesign är en självklar lösning för förpackningsansvariga som vill öka sin effektivitet och produktivitet. Digitala verktyg som Millnet är byggda för att göra detta så enkelt som möjligt i stor skala.
Att välja rätt digital lösning är en investering med tydlig avkastning i form av undvikna omtryck, förbättrad kvalitet och tidsbesparing för personalen.
Prova en gratis Millnet-demo idag!
