Artwork workflow management moet een concept zo gemakkelijk mogelijk van ontwerp naar drukwerk brengen. Effectieve artworkworkprocessen versnellen de goedkeuringsworkflows, stroomlijnen de prepressfase en zorgen voor een drukproductie die meteen goed is.
Inzicht in het beheer van de artworkworkflow
Voor Packaging Managers die worstelen met verpakkings SKU's, strakke deadlines en talloze belanghebbenden (zowel intern als extern), kunnen verouderde goedkeuringsprocessen voor artwork een echte hinder zijn.
Meerdere afdelingen dragen bij aan het ontwerp, correcties en goedkeuring van een verpakkingsitem tijdens de goedkeuringscyclus voor artwork. Marketingteams, bedrijfscommunicatie, juridische naleving zijn allemaal betrokken. Externe belanghebbenden - zoals ontwerpbureaus en drukkers - maken ook deel uit van dit proces.
Er zijn enorm veel details die gecontroleerd, gewijzigd en goedgekeurd moeten worden en het risico op dure fouten kan groot zijn als de workflow gefragmenteerd of ad hoc wordt beheerd.
Artwork workflowbeheer definiëren
Artwork workflow management kan worden gedefinieerd als de stappen en processen om een conceptueel ontwerp effectief om te zetten in een gedrukte verpakking. Packaging Managers of Marketing Managers houden vaak toezicht op deze workflow en moeten de enorme hoeveelheid informatie die hierbij komt kijken verzamelen en bijhouden.
Goed beheer van de artworkworkflow is van cruciaal belang voor gestroomlijnde ontwerp-tot-drukprocessen waarbij valkuilen zoals:
- last-minute wijzigingen
- moeilijk om afdrukbestanden te vinden
- dure herdrukken of her-etikettering te vermijden zijn.
Belangrijkste onderdelen van de Artworkworkflow
Een artworkworkflow bestaat uit een reeks gedefinieerde stappen. Hier volgt een algemeen overzicht van een typische workflow:
Packaging project aanmaken
Het project wordt aangemaakt met een opdracht, deadline en naam. Een gestandaardiseerde opdrachtsjabloon kan in dit stadium nuttig zijn.
Verpakkingsontwerp
Op basis van de briefing wordt een eerste ontwerp gemaakt. Dit werk wordt vaak uitgevoerd door een extern ontwerpbureau.
Feedback en annotatie
Het ontwerp wordt gedistribueerd naar interne afdelingen voor proeflezen, controle, feedback en mogelijke wijzigingen. Deze worden verzameld, de wijzigingen worden doorgevoerd en het ontwerp wordt opnieuw uitgegeven ter controle.
Goedkeuring
Elke stakeholder geeft het groene licht voor het deel van het ontwerp waar hij of zij verantwoordelijk voor is.
Drukvoorbereiding
Prepressmedewerkers controleren het bestand en passen het aan ter voorbereiding op het drukken.
Productie van drukplaten
Indien nodig worden drukplaten gemaakt op basis van de te gebruiken drukmachine.
Definitieve druk
De verpakking is bedrukt.
Voordelen van een effectief workflowbeheer voor artwork
Een soepel beheer van de artworkworkflow biedt Packaging Managers de mogelijkheid om de efficiëntie te verbeteren, het risico op drukfouten te verkleinen en samenwerking in het proces in te bouwen.
Verbeterde efficiëntie en productiviteit
Tijd is van essentieel belang in de verpakkingsdrukindustrie. Dankzij geoptimaliseerde workflows kunnen projecten sneller worden afgerond door:
- Minder tijd besteden aan frustrerende taken zoals het vinden van gefragmenteerde feedback en goedkeuringen van verschillende afdelingen in e-mailketens of op berichtenplatforms
- Minimaliseren van drukfouten door transparante communicatie voorafgaand aan het drukken
- Het stressniveau van werknemers verlagen zodat teams tijd kunnen besteden aan het ontwikkelen van andere SKU's en meer klantgerichte taken.
Foutreductie en kwaliteitsverbetering
Workflowbeheer omvat kwaliteitscontrolesystemen om fouten te beperken en de kwaliteit te verbeteren voor verpakkingsmanagers die tegen de klok werken. Het tot een minimum beperken van fouten staat centraal bij goede workflows en het verbeteren van de kwaliteit. Elk van de volgende fouten kan leiden tot dure herdrukken of onaantrekkelijk overkleven op het laatste moment:
- Verouderde regelgevende informatie
- Onjuiste voedingsgrafieken
- Niet-conforme ingrediëntenlijsten
- Slechte vertalingen
- Kleurafwijkingen
- Afloop- of snijtekens zichtbaar
- Merk-kenmerken die verkeerd worden gebruikt (bijv. oude versies van logo's)
Hier zijn enkele kenmerken van gecentraliseerde workflows:
- Gepersonaliseerd dashboard
- Verbeterde informatiestromen
- Gecentraliseerde goedkeuringscycli met interne en externe belanghebbenden (met speciale gebruikersrechten)
- Online goedkeuring van het artwork
- Versie-controle bijhouden
- Verbinding met het DAM (Digital Asset Management) of de fotobibliotheek van het bedrijf om grafische elementen dynamisch te koppelen aan artwork.
- Verbinding met de PIM (Product Information Management) om automatisch actuele productomschrijvingen te importeren op verschillende op maat gemaakte verpakkingssjablonen (etiketten, flessen, zakken, emmers, tubes, bussen, etc.).
Samenwerking en communicatie
Effectieve workflows bevorderen ook de samenwerking en communicatie, waardoor afdelingen het project als één geheel kunnen zien en niet geïsoleerd hoeven te werken. Hoewel iedereen verantwoordelijk kan zijn voor bepaalde aspecten van een ontwerp, maakt een goede workflow een online ruimte waar collega's ideeën kunnen overwegen en bespreken. Deze gesprekken leiden vaak tot creatieve oplossingen voor problemen.
Transparante takenlijsten en duidelijke rollen en verantwoordelijkheden helpen om inzicht te krijgen in de uitdagingen van elke afdeling. Dit helpt de betrokkenheid van belanghebbenden en werknemers te verbeteren.
Best practices voor succesvol beheer van de artworkworkflow
Tegenwoordig maakt het beste artworkworkflow management gebruik van softwareoplossingen voor het goedkeuren van artwork om handmatige taken te verminderen, gestandaardiseerde processen te implementeren en de prepress- en drukproductie te stroomlijnen.
Technologie en hulpmiddelen gebruiken
Tools voor artworkbeheer nemen handmatige processen over, wat meerdere voordelen oplevert:
- Geautomatiseerde functies minimaliseren monotone arbeidsintensieve taken
- Gecentraliseerde software stroomlijnt en beveiligt processen
- Intuïtief ontwerp zorgt voor een positieve gebruikerservaring
- Alle belanghebbenden - intern en extern - hebben toegang tot de informatie die ze nodig hebben
Gespecialiseerde workflowoplossingen zoals Millnet:
- zijn speciaal gebouwd voor de levenscyclus van ontwerp tot print
- kan integreren met bestaande systemen (ERP, PIM, DAM, enz.)
- ondersteunen handmatige controles via automatisering
- geven projectmanagers controle over toegangsrechten voor alle belanghebbenden
Veel oplossingen bieden gratis proefperioden aan zodat je de tool zelf kunt ervaren.
Verpakkingsprocessen standaardiseren
Gestandaardiseerde workflows versterken elk deel van je artworkcyclus en kunnen over SKU's heen worden gedupliceerd. Ze zijn gepersonaliseerd volgens de behoeften van elk bedrijf en verwijderen knelpunten tussen verschillende diensten.
Ze zorgen er vooral voor dat verpakkingsprojectmanagers niet elk kritisch detail hoeven te onthouden en ze bieden een gecentraliseerd pad voor de verpakkingsproductie.
Om een consistent en herhaalbaar ontwerp-naar-druk proces te creëren volg je volgende stappen of pas je een sjabloon aan vanuit je illustratiesoftware:
- Breng een standaardproces voor goedkeuring van artwork in kaart dat belanghebbenden kunnen volgen.
- Ontwikkel een standaardlijst van taken voor artworkbeheer en wijs deze toe per belanghebbende/afdeling.
- Bepaal de taken van belanghebbenden, de punten waarop ze betrokken zijn, hun mate van autoriteit en waar ze verantwoordelijk voor zijn.
- Ontdek geautomatiseerde tools die sommige stappen voor u kunnen uitvoeren. Deze kunnen uw verpakkingsproces structureren, de handmatige werklast verminderen en de kans op fouten verkleinen.
Prepress en drukvoorbereiding
Een efficiënte workflow voor artwork zorgt voor een vloeiende prepress- en drukvoorbereidingsfase. Tijdens de prepress worden bestanden aangepast zodat ze klaar zijn voor druk en worden drukplaten geproduceerd. Fouten na dit punt zijn moeilijk op te lossen zonder ongewenste kosten en vertragingen op te lopen die rampzalig zijn voor het bedrijfsresultaat.
Hoe kan Millnet worden gebruikt voor het beheer van uw artwork?
Millnet is een gespecialiseerde software voor het beheer van de artworkworkflow die is gemaakt om printmanagers te ondersteunen. Het biedt een gecentraliseerde, collaboratieve workflow naast tijdbesparende geautomatiseerde controletools voor meer veiligheid.
Hier zijn enkele van de belangrijkste functies:
Gepersonaliseerd dashboard
Een overzicht van projecten, inclusief voltooide referenties en taken die nog moeten worden uitgevoerd.
Taken kunnen voorrang krijgen om de workflow bewaken.
Online goedkeuring en versiebeheer
Een gecentraliseerde, gestroomlijnde workflow bespaart uren aan handmatig, vervelend werk en vermindert het risico op fouten voor een printproductie die in één keer goed is.
Veilige, traceerbare annotaties, berichten en informatiestromen
Alle afdelingen en/of externe belanghebbenden (met beperkte toegang) kunnen hun feedback eenvoudig en transparant invoeren op specifieke momenten in het proces.
Beheer kleurscheiding
Kleurconsistentie om het merk niet negatief te beïnvloeden.
Versievergelijkingsfunctie
De mogelijkheid om versies in één oogopslag te vergelijken.
Goedgekeurde artwork proefdrukken beschikbaar in een paar klikken
Proefdrukken zijn online beschikbaar (niet opgeslagen bij leveranciers).
Alle proefdrukken zijn toegankelijk, ook wanneer een personeelslid op vakantie is of het bedrijf heeft verlaten.
Aanpasbare gebruikersrechten
Je hebt controle over de informatie waar interne en externe partijen toegang toe hebben.
Printer kan bestanden rechtstreeks openen vanuit de software
Met meer dan 700 geregistreerde drukkers verlaten bestanden het platform niet van ontwerp tot druk. Geniet van een volledig traceerbaar, compleet traject.
Het optimaliseren van artworkworkflows is een no-brainer voor Packaging Managers die hun efficiëntie en productiviteit willen verhogen. Digitale tools zoals Millnet zijn ontwikkeld om dit op schaal zo eenvoudig mogelijk te maken.
Het kiezen van de juiste digitale oplossing is een lonende investering met een duidelijke ROI in termen van vermeden herdrukken, verbeterde kwaliteit en bespaarde personeelstijd.
Probeer vandaag nog een gratis Millnet-demo!
