Een gestroomlijnd goedkeuringsproces voor verpakkingsartwork is essentieel voor merkeigenaren die commercieel succes willen behalen en kostbare fouten willen voorkomen. Lees verder om meer te weten te komen over:
- Wat een gestroomlijnd verpakkingsproces kan opleveren op het gebied van kost- en tijdefficiëntie.
- Waarom workflows voor het goedkeuren van verpakkingen transparantie en samenwerking centraal moeten stellen.
Inzicht in het goedkeuringsproces voor verpakkingsillustraties
Een aantrekkelijke, conforme verpakking is het directe resultaat van een goed ontworpen goedkeuringsproces voor verpakkingsontwerp. Was het maar zo makkelijk als dat klinkt! Verpakkingsmanagers en marketingteams worstelen vaak met een reeks uitdagingen en complexiteiten met betrekking tot het goedkeuringsproces van verpakkingsartwork waaronder:
Coördineren van de input van interne en externe stakeholders
- Steeds meer uitdagende deadlines halen
- Stimulering van interdepartementale samenwerking
- Revisies van ontwerpen efficiënt en tijdig houden
- Monitoren van meerdere artwork versies
- Op de hoogte blijven van meerdere artworkprojecten voor verpakkingen
Het belang van goedkeuring van verpakkingsontwerpen
Het verfijnen van uw goedkeuringssystemen voor verpakkingsartwork gaat net zo goed over merkbeheer als over het besparen van tijd en geld. Wanneer marketingteams een verpakkingsidee ontwikkelen, moeten veel delen op één lijn liggen om het uiteindelijke verpakkingsitem te vormen.
In het hoofd van de klant is een hoogwaardige verpakking onlosmakelijk verbonden met hoe hij een product waarneemt.
Zelfs het eenvoudigste ontwerp-naar-drukproces voor een nieuw verpakkingsartikel vereist bijdragen van verschillende interne afdelingen en externe leveranciers zoals drukkers en ontwerpers. De complexe aard van de taak genereert kansen op fouten.
In het beste geval kunnen vergissingen of fouten zoals hieronder opgesomd een langere time-to-market betekenen. In het slechtste geval is een product onverkoopbaar omdat het niet aan de eisen voldoet, wat leidt tot een dure en tijdrovende herdruk – of zelfs schade toebrengt aan uw merk.
- Ontbrekende productinformatie
- Niet-functionerende barcode
- Onjuiste productcode
- Verouderde marketingmiddelen (bijv. logo's, lettertypen, illustraties, enz.)
- Ontbrekende of onjuiste pictogrammen (bijv. Nutriscore, recyclinginformatie, enz.)
- Onduidelijke beelden
- Onleesbare tekst
- Zwakke vertalingen
- Zichtbare snijlijnen
- Slechte drukkwaliteit
Voor verpakkingsmanagers die aan meerdere producten tegelijk werken, is het van vitaal belang dat projecten op tijd worden gerealiseerd:
- Voorkom een “domino-effect” op een reeks van producten in ontwikkelingn
- Haal de time-to-market-deadlines (dit is vooral belangrijk voor seizoensproducten en promoties)
- Ontwikkel een merkreputatie door middel van consistente, impactrijke verpakkingen
Gemeenschappelijke uitdagingen
Een van de meest voorkomende hindernissen bij het ontwerpen van verpakkingen draait om het verzamelen van feedback en het verkrijgen van goedkeuring. Het op de hoogte blijven van de suggesties en wijzigingen van meerdere bijdragers wordt tijdrovend en complex als het handmatig wordt gedaan.
Verpakkingsmanagers worden dagelijks geconfronteerd met andere moeilijkheden, waaronder:
- Versie-controle: met name onzekerheid over wat de goedgekeurde definitieve versie van een ontwerp is
- Moeilijkheden om toegang te krijgen tot goedgekeurde verpakkingsontwerpen die via e-mail, zakelijke berichtensystemen, WeTransfer-links zijn verzonden of zijn opgeslagen op apparaten van collega's die op vakantie zijn of niet meer bij het bedrijf werken - wanneer er geen back-up van wordt gemaakt door het bedrijfssysteem!
- Voortdurende moeilijkheden bij het beheren van projecten en het up-to-date houden van details via een master Excel-sheet.
- Communicatieproblemen wanneer afdelingen verspreid van elkaar werken zonder een overkoepelend beeld van de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd, wat leidt tot onenigheid, verwarring en slechte probleemoplossing
Beste praktijk voor een vlotte workflow voor de goedkeuring van verpakkingsontwerp
Er zijn verschillende aanbevolen stappen om een goed gecoördineerde workflow voor het goedkeuren van designs te waarborgen:
1. Cross-functionele samenwerking
Het is van cruciaal belang ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij een verpakkingsontwerp, van ontwerp tot drukwerk, gemakkelijk kan samenwerken, zodat goedkeuringsprocessen voor artworks conforme, hoogwaardige verpakkingen opleveren. Betrek alle teams die nodig zijn bij het goedkeuringsproces – bijvoorbeeld ontwerp, marketing, kwaliteitscontrole en juridisch – door toegang te bieden tot een samenwerkingsplatform. Het centraliseren van de communicatie maakt versiebeheer eenvoudiger en helpt bij het halen van deadlines.
Door samen te werken met behulp van een gedeelde tool voelen belanghebbenden zich verantwoordelijk en worden ze aangemoedigd om samen te werken in plaats van naast elkaar. Een gecentraliseerd goedkeuringsproces voor artwork geeft merken een voordeel. Aangepaste dashboards geven alle belanghebbenden een duidelijk beeld van hun verantwoordelijkheden: uit te voeren taken, hun deadlines en voltooide taken.
Een gecentraliseerd goedkeuringssysteem voor verpakkingsontwerp dat wijzigingen in realtime kan volgen, is de meest betrouwbare en efficiënte manier om samenwerking tussen afdelingen te bevorderen.
2. Duidelijke richtlijnen
Goedkeuringslussen kunnen complex en moeilijk te beheren worden. Veel rondes van afzonderlijke annotaties en meerdere versies van een ontwerp maken de voortgang verwarrend, traag en moeilijk te volgen, en nemen onevenredig veel tijd van het team in beslag.
Een goed gedefinieerde reeks richtlijnen voor het indienen, beoordelen en terugkoppelen van artwork zorgt ervoor dat iedereen aan boord komt en op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van een verpakkingsproject, zodat iedereen weet wat ze moeten doen. Enkele dingen om te overwegen zijn:
- Het ontwerpen van een standaard workflow om vertrouwdheid op te bouwen en te voorkomen dat je het wiel telkens opnieuw moet uitvinden.
- Verantwoordelijkheid toewijzen voor elke fase van het proces om het project vooruit te blijven helpen.
- Het verstrekken van checklists voor elke fase om op de hoogte te blijven van elk element.
- Het communiceren van projectdeadlines om de collectieve inspanning te stimuleren.
- Het beperken van het aantal goedkeuringsrondes om de focus te behouden.
3. Centraliseer feedback over verpakkingsontwerpen
Het verzamelen van feedback van veel verschillende bijdragers leent zich ervoor om rommelig te worden. De beste manier om reacties te verzamelen en ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord, is via een gecentraliseerd contentmanagementsysteem. Wanneer wijzigingen en opmerkingen in realtime kunnen worden gevolgd en zichtbaar zijn voor alle belanghebbenden (inclusief de ontwerper), is het proces eenvoudiger.
Online goedkeuring van artwork is perfect om de complexe aard van het goedkeuren van een verpakkingsontwerp te vereenvoudigen. Meerdere belanghebbenden kunnen gezamenlijk illustratiebestanden becommentariëren, goedkeuren en afwijzen op basis van hun toegangsrechten.
4. Versiebeheer en tracking
Het volgen van versies van een ontwerp kan een van de grootste uitdagingen zijn voor verpakkingsmanagers. Het risico is het maken van drukplaten of sleeves – of zelfs het voltooien van een oplage – van het verkeerde PDF-verpakkingsbestand. Dit gebeurt verrassend regelmatig, vooral in een omgeving met tijdsdruk waar marketingteams jongleren met verschillende verpakkings-SKU's.
Fouten komen het meest voor wanneer meerdere exemplaren van een ontwerp naar meerdere belanghebbenden worden gemaild voor hun opmerkingen (d.w.z. goedkeuren, becommentariëren of afwijzen). Op zijn minst moet een strikte bestandsstructuur voor versiebeheer worden gehandhaafd - maar de gemakkelijkste manier om met versiebeheer om te gaan, is via een gecentraliseerd verpakkingsworkflowplatform waar belanghebbenden toegang hebben tot en kunnen communiceren met de nieuwste (en enige) PDF-versie van een bepaald verpakkingsontwerp.
Een stap-voor-stap workflow voor de goedkeuring van verpakkingsontwerpen
Een online goedkeuringsproces voor artwork met behulp van een online contentmanagementplatform kan er als volgt uitzien.
Upload ontwerpen naar een beheerplatform
Het ontwerpbedrijf reageert op de opdracht en uploadt een enkele versie van hun voorgestelde design naar het platform
Zet een workflow op en wijs rollen toe aan belanghebbenden
Duidelijkheid over wie precies wat doet – en wanneer – versoepelt het proces
Ontwerpen beoordelen/en herzien
Veilige, traceerbare opmerkingen in een gecentraliseerde virtuele ruimte vergroten de samenwerking tussen belanghebbenden en het begrip van het project als geheel tijdens de beoordelingsfase van het artwork.
Krijg goedkeuring van belanghebbenden
Ontwerpbureaus en prepress-medewerkers reageren op opmerkingen, passen het artwork aan en uploaden een nieuwe versie naar het platform zodat alle belanghebbenden deze kunnen goedkeuren. Eventuele ontbrekende goedkeuringen worden op het platform gemarkeerd, zodat ze gemakkelijk te traceren of op te sporen zijn.
Verpakking PDF-bestand voorbereiden om af te drukken
Externe belanghebbenden hebben rechtstreeks vanuit het platform toegang tot bestanden als ze over de juiste toegangsrechten beschikken. Drukkers downloaden bestanden rechtstreeks van het platform, zonder het risico dat ze de verkeerde versie gebruiken.
Hoe Millnet de goedkeuring van verpakkingsillustraties verbetert
Millnet is een content management platform dat speciaal is ontwikkeld voor de verpakkingsdrukindustrie. De gecentraliseerde, modulaire structuur optimaliseert elke fase van het creatie-, beoordelings- en goedkeuringsproces van de verpakking van PDF's.
- Creatie van illustraties - Verpakkingsontwerpbestanden worden door het ontwerpbureau of de marketingafdeling naar het platform geüpload voor realtime wijzigingen en goedkeuring van de belanghebbenden van het project
- Beoordeling van verpakkingen - annotatiefuncties stellen alle belanghebbenden in staat om in realtime te communiceren door opmerkingen toe te voegen die zichtbaar zijn voor de hele werkgroep.
- Goedkeuring van het artwork - de goedkeuring van een ontwerp gebeurt transparant en centraal, waardoor de kans op fouten en misverstanden enorm wordt verkleind, zodat alle belanghebbenden kunnen zien hoe het project vordert.
Wat zijn de voordelen? Responsiever, betere nalevingspercentages en een kortere time-to-market.
Het platform van Millnet wordt voortdurend doorontwikkeld en beschikt over handige geautomatiseerde functionaliteiten die het stressniveau verlagen en tijd vrijmaken, zodat het personeel zich kan concentreren op taken met toegevoegde waarde.
Jongleert u met verpakkingsprojecten? Wilt u weten hoe Millnet uw verpakkingsproces kan stroomlijnen? Praat met een van onze experts op het gebied van verpakkingsprocessen.
