Pour aider les industriels à assurer leur succès commercial tout en évitant des erreurs coûteuses, un processus efficace de validation des artworks packaging est essentiel.
Dans cet article, seront abordés les sujets suivants :
- Ce qu'une gestion efficace des artworks packaging apporte en termes de gain de temps.
- Pourquoi la transparence et la collaboration doivent être au cœur du processus de validation des artworks packaging.
Compréhension du processus de validation des artworks packaging
Un emballage attrayant et conforme est le résultat d’un process de validation bien ficelé. Facile à dire, mais en réalité, ce n'est pas si simple ! Les Responsables Packaging et les équipes Marketing font souvent face à quelques défis et complexités liés à la validation de leurs artworks et aux workflows associés.
Pour en citer quelques-uns :
- Coordonner les inputs des intervenants internes et externes
- Respecter les délais de plus en plus serrés
- Stimuler la collaboration entre les services impliqués
- Effectuer les révisions d’artworks de manière efficace et rapide
- Assurer le suivi des versions (gare au versioning !)
- Gérer plusieurs projets packaging en simultanée
L'importance de la validation des artworks packaging
Structurer son process de validation des artworks packaging revient autant à renforcer son « Brand Management » qu’à réaliser des économies de temps et d'argent. Lorsque les équipes Marketing développent un concept d'emballage, de nombreux éléments doivent se synchroniser pour former le packaging final.
Dans l'esprit des consommateurs, la qualité de l’emballage est intrinsèquement liée à la perception de la marque.
Même le processus le plus simple (de la conception à l'impression de l’emballage), implique l’intervention de plusieurs départements internes et de fournisseurs externes tels que des agences de design packaging et des imprimeurs. Néanmoins, la complexité de la tâche expose à un risque élevé d'erreur.
Toute erreur ou oubli au cours du processus de prépresse packaging peut, au mieux, allonger les délais de mise sur le marché, au pire, rendre le produit invendable car non-conforme et mener à une réimpression coûteuse et chronophage, voire mettre en péril la réputation de la marque :
- Informations produit manquantes
- Code-barres défectueux
- Codes produit erronés
- Eléments marketing obsolètes (logos, polices d’écriture, illustrations, etc)
- Pictos manquants ou incorrects (Nutri-score, labels, consignes de recyclage)
- Images floues
- Textes illisibles
- Piètres traductions
- Traits de coupe apparents
- Impression de qualité médiocre
Pour les Responsables Packaging travaillant sur plusieurs dossiers à la fois, il est capital que les projets soient réalisés dans les délais impartis pour :
- Éviter un effet domino et retarder les projets futurs
- Respecter le time to market (d’autant plus critique pour les produits saisonnalisés / promotionnels)
- Contribuer à la réputation de la marque à travers des packs de qualité constante
Les défis couramment rencontrés
Un des principaux obstacles dans la gestion des artworks packaging concerne le suivi des commentaires et les validations. Rester à jour des suggestions d’amélioration et des demandes de changement exprimées par plusieurs interlocuteurs est fastidieux et complexe si géré manuellement.
Les Responsables Packaging font les frais d’autres irritants dans leur quotidien. On peut citer quelques exemples criants :
- Le versionning : c’est-à-dire la difficulté à s’y retrouver parmi les versions et identifier les derniers BAT validés
- La difficulté à localiser les BAT validés qui transitent par mails, messageries d’entreprise, liens WeTransfer, parfois stockés sur les ordinateurs de collègues absents ou ayant quitté la société (quand ils ne sont pas sauvegardés par les prestataires des industriels !)
- La difficulté à piloter l’activité et tenir à jour les tableau Excel qui font office de tableau de bord
- La difficulté à communiquer lorsque chaque service fonctionne en silo sans vision globale des enjeux et des délais, entraînant tensions, désaccords et confusion.
Bonnes pratiques pour structurer son workflow de validation des artworks packaging
Voici les étapes à suivre pour optimiser son workflow de validation des artworks packaging :
1. Une collaboration interservices
S'assurer que tous les intervenants de la chaîne graphique packaging (du design à l’impression) puissent travailler ensemble est essentiel pour que votre processus de validation puisse générer des packs conformes et de qualité. Engager les équipes impliquées dans le processus de validation (agences, marketing, qualité, réglementaire…) en leur donnant accès à une plateforme collaborative. Cette centralisation des échanges facilite le suivi des versions et le respect des délais.
En coopérant sur un outil partagé, les intervenants sont responsabilisés et travaillent plus facilement en mode projet plutôt qu’en silos. Un processus centralisé de validation des artworks donne une longueur d’avance aux industriels. Grâce aux tableaux de bord personnalisés, chaque intervenant à une vision claire des tâches qui lui incombent : tâches en attente, délais associés, historique des jobs effectués.
Un système de validation des artworks packaging centralisé, qui suit les modifications en temps réel, est le moyen le plus fiable et le plus efficace de faire naître une collaboration interservices.
2. Des directives claires
Les boucles de validation peuvent devenir complexes et difficiles à gérer. Quand elles comportent beaucoup d’annotations et plusieurs versions d'un même projet, le process est ralenti, difficile à suivre, et demande une attention et un temps démesurés aux équipes impactées.
Un ensemble de règles prédéfini pour charger, réviser et annoter les PDF d’emballage permet à tous les intervenants d'être informés de l’avancement du projet packaging et de savoir quand s'impliquer. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Créer un workflow standard pour créer une régularité (et éviter de réinventer la roue !)
- Attribuer des responsabilités à chaque étape du processus pour faire avancer les projets
- Fournir des checklists pour chaque étape afin de contrôler chaque élément
- Communiquer les délais du projet pour favoriser l'effort collectif
- Limiter le nombre de boucles de validation pour forcer la concentration
3. Une centralisation des commentaires reçus
Rassembler les commentaires de plusieurs contributeurs peut vite devenir un casse-tête. La meilleure façon de recueillir des commentaires et de garantir que la voix de chacun est entendue est via un système centralisé de gestion de contenu packaging. Lorsque les modifications et les commentaires sont enregistrés, traçables et visibles en temps réel pour toutes les parties prenantes, le processus devient fluide.
La validation en ligne des PDF d’emballage est idéale pour simplifier le processus de validation des artworks packaging. Plusieurs interlocuteurs, internes et externes, peuvent commenter, valider et rejeter les fichiers graphiques (selon les droits qui leurs sont attribués).
4. Un bon suivi des versions
Le suivi des versions des artworks packaging peut s’avérer être un véritable défi pour les Responsables Packaging. Le risque, bien connu, est de lancer la fabrication des formes imprimante (manchons ou clichés pour l’impression) ou même l’impression des emballages, à partir d’une mauvaise version du PDF d’emballage. Cela arrive étonnamment régulièrement, surtout dans des environnements sous pression où les équipes marketing en charge du packaging jonglent avec plusieurs références.
Ces erreurs surviennent le plus souvent lorsque plusieurs versions d’un même projet packaging sont envoyées par mail à plusieurs intervenants de façon totalement décorrélée, pour leur demander leur contribution (valider / commenter / rejeter). Quelle que soit la manière employée, un workflow de validation des versions doit être mis en place et respecté. Il n’en reste pas moins que la manière la plus efficace de gérer les versions est d’utiliser une plateforme de gestion des workflows packaging, à laquelle chaque partie prenante a accès et intervient sur la dernière (et unique) version du PDF d’emballage.
La validation des artworks packaging étape par étape
Un processus de validation en ligne des artworks via une plateforme de gestion de contenu packaging pourrait ressembler à ceci :
Chargement de l’artwork sur la plateforme packaging
L’agence de design packaging répond au brief et charge sa proposition créative sur la plateforme.
Établissement d’un workflow packaging et attribution des responsabilités
Plus c’est clair mieux c’est : qui fait quoi ? dans quels délais ?
Examen et révision des artworks packaging
Le fait que les commentaires soient enregistrés, partagés et traçables sur la plateforme web de augmente le niveau de collaboration des équipes en charge du packaging, et leur compréhension des projets dans leur globalité.
Validation en ligne des parties prenantes
Les agences de design et les photograveurs reçoivent les commentaires, ajustent les artworks et chargent les nouvelles versions sur la plateforme, pour que tous les interlocuteurs concernés puissent les valider. Les validations manquantes sont signalées sur la plateforme pour être facilement identifiées.
Préparation du PDF d’emballage pour l'impression
Des intervenants externes peuvent avoir accès aux fichiers directement depuis la plateforme si les droits leurs sont donnés. Les imprimeurs téléchargent ainsi les fichiers directement depuis la plateforme, sans risque d’utiliser une mauvaise version.
Comment Millnet facilite la validation des artwork packaging
Millnet est une plateforme de gestion de contenu packaging développée spécifiquement pour l'industrie de l'impression d'emballages. Sa structure centralisée et modulaire optimise chaque étape du processus de création, de révision et de validation des PDF d’emballage.
- Création des artworks : les fichiers graphiques pour l’emballage sont chargés sur la plateforme par l’agence de design ou le service marketing, pour validation / révision par les interlocuteurs associés au projet.
- Révision des artworks : les outils d'annotation permettent aux intervenants d'interagir en temps réel et de façon simultanée en laissant leurs commentaires, qui seront visibles par l’ensemble du groupe de travail.
- Validation des artworks : la validation d'un fichier graphique pour l’emballage se fait de manière transparente et centralisée, réduisant considérablement les risques d’oublis et de malentendus, en maintenant tous les acteurs informés de l’avancée des projets.
Millnet a été développé pour raccourcir le time to market des industriels en stimulant la collaboration, facilitant le suivi des versions et encourageant la communication interservices. La valeur apportée par une équipe qui travaille bien ensemble est inestimable. Les intervenants interagissent sur la même version des PDF d’emballage de façon simultanée, ont pleine conscience des délais impartis à chaque étape du projet, voient les tâches qui leurs sont attribuées. Les équipes en charge du packaging (marketing, qualité, réglementaire, achats…) sont responsabilisées et mieux impliquées.
Les avantages ? Une plus grande réactivité, une augmentation des taux de conformité et un time to market raccourci.
La plateforme Millnet est en constante évolution et intègre des fonctionnalités d’automatisation utiles aux équipes en place, qui permettent de baisser les niveaux de stress et de dégager du temps pour pouvoir se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Vous aussi vous jonglez avec les références packaging ? Vous aimeriez comprendre comment Millnet pourrait contribuer à l’optimisation de votre process packaging ? Echangez avec un de nos experts de la chaîne graphique packaging.
